GRACIAS desde la QUEBRANTAHUESOS
Hace poco más de un mes, el pasado 16 de Febrero a las 10 de la mañana, se abrieron las inscripciones para la Quebrantahuesos.
Ahora que ha pasado el tiempo, y con la perspectiva que nos ofrece la distancia de un mes, pero al mismo la cercanía de sólo un mes, que hace que nada se pueda haber olvidado, podemos hacer examen de lo sucedido y sacar conclusiones que nos ayuden a mejorar para futuros procesos.
Lo primero que queremos hacer es DAR LA GRACIAS,
- a todos los que han confiado en la organización de la Quebrantahuesos,
- a medios de comunicación que han informado puntualmente del estado del proceso de inscripciones, y trasmitían los comunicados preparados desde la organización,
- a los sufridos aspirantes a conseguir una de las plazas disponibles, que una y otra vez han estado con sus ordenadores pendientes de la sucesivas aperturas de las inscripciones. Que han demostrado su fidelidad y confianza en la Quebrantahuesos
- a las empresas de Informática responsable de la Web y de pasarela de pago, que han trabajado de manera muy importante para ir solucionando los sucesivos problemas que se han ido presentando
- A patrocinadores, que se interesaban por el tema y nos trasmitían su apoyo sin fisuras.
- A todos, y han sido muchos, los que nos enviaban mensajes de ánimo, que nos ofrecían ideas y soluciones.
Ha sido un mes de inquietudes, de mucho trabajo, de envío de comunicados… de búsqueda de soluciones, de cambios de programación... y todo ello intentando tener informados de manera cara y permanente a todos los posibles participantes en la QH 2009, intentando dar satisfacción a sus solicitudes y causarles los mínimos inconvenientes.
Haciendo historia en el 2006 se permitían las inscripciones el mismo día de la prueba; en el 2007 se completaron las plazas en 55 días; en el 2008 fueron 38 horas; y este año 2009 se hubiesen completado en 16 minutos.
Era una fecha esperada por muchos, lo cierto es que el día D a la hora indicada eran más de 30.000 ordenadores diferentes en todo el mundo accediendo a la Web de la Quebrantahuesos
Si, de todo el mundo ya que en el poco tiempo que estuvo abierto el proceso de inscripciones hay inscritos participantes de TODAS LAS PROVINCIAS españolas y de 16 países diferentes (Venezuela, México, Australia, Sud África, Estados Unidos, Portugal, Italia, Inglaterra, Holanda….etc.).
Nosotros mismos estamos sorprendidos de la situación… será que la QH tiene una buena fama, una aureola mágica que hace que todo aquel que se monta en una bicicleta este deseando participar y algunos que empiezan a montar en bicicleta sólo por hacer la QH
Habíamos previsto una afluencia masiva…. Calculando como opción más optimista que en 5 horas podrían estar las plazas adjudicadas.
La empresa informática puso en servicio dos servidores dedicados única y exclusivamente a las inscripciones de la QH, se habían ampliado las líneas de comunicación; la pasarela de pago era diferente, cambiada por una que ofrecía más velocidad de proceso, más garantías y seguridades.
Lo imprevisto, lo que nos sorprendió, fue la gran avalancha al abrir la puerta, ¡¡ 30.000 accesos simultáneos, a la vez en los primeros 10 segundos!!! …… los servidores aguantaban el tremendo tirón … pero al llevar el proceso de pago incluido… en un momento vimos que el servidor de la QH y el del banco perdían el compás de trabajar coordinados, con la gravedad que ello entrañaba … vimos que lo mejor era parar el proceso… entre detectar el problema y tomar la decisión pasaron unos pocos minutos…. Y al ritmo que íbamos, en esos minutos hubo bastantes afectados.
El segundo intento, pensamos que el sistema de adjudicar número de entrada nos solucionaría el problema…. estuvimos muy atentos al desarrollo del proceso y cuando vimos un pequeño desfase decidimos volver a parar.
En el tercer y último… separamos el proceso de pago…..y en 7 minutos mas de 4.000 inscritos.
Ahora viene la segunda parte: e-mail erróneos, imposibilidad de comunicar con algunos, inscripciones con insultos en lugar de nombres… etc.
Al día de hoy, los inscritos superan los 9.700, es decir más que el año anterior, y todavía falta por confirmar mas de 500 que se adjudicaron una pre reserva pero que deben hacerla efectiva.
Pensamos que están solucionados la mayoría de los problemas, hemos procedido a devolver las inscripciones cobradas erróneamente, hemos atendido las solicitudes recibidas ( algunos días más de 1.000 e.mails) pero para un 0,5 % la solución aún no ha llegado, para esos 50 afectados pendientes seguro que encontramos la solución ideal. Tan solo solicitamos que nos comuniquen su incidencia y un poco de paciencia
Pero batir récords numéricos de participantes, ni remotamente nunca ha sido uno de nuestros objetivos, seguro que si lo ha sido mejorar récords de calidad, de seguridad, de respeto al medio ambiente, de trato a los participantes, de hacer las cosas bien, de aumentar la Magia
Al ir aumentando en esos valores.. el resto ha venido solo.
Y eso que ahora ya no hablamos de la cantidad de inscritos, pues esta limitado, sino de la rapidez en adjudicar las plazas.
Estimamos que serán mas de 20.000 quienes desean plaza, para la QH hay disponibles 8.500 ( el mismo limite que el Etape del Tour y que en los últimos años no llegan a cubrir , o que en la Maratona de los Dolomitas ), así independientemente del sistema de inscripciones elegido, siempre habrá alrededor de 12.000 que quedaran fuera; y muchos no lo aceptarán.
También para solucionar este tema hemos recibido muchas y variadas propuestas, como ejemplo:
- los veteranos deben tener plaza asegurada ¿pero es muy difícil poner la barrera para definir que es ser veterano, 15, 10, 5, 3 participaciones? Y es necesario tener en cuenta que hay más de 4.500 que lleven 5 QH y más de 9.800 que lleven 3 QH
- los que no han participado nunca deben ser prioritarios, para que todos puedan conocer la grandeza de la QH
- Los que lleven tres participaciones seguidas deben descansar un año
- Un año los de DNI par y otro los de impar
- Disponer de plazas reservadas para las diferentes Comunidades
- Los más de mayor edad deben ser prioritarios, pues les quedan menos posibilidad de seguir participando
- Los más rápidos deben tener prioridad
Todas estas y muchas más hemos recibido, algunas son muy especiales, hasta mueven la sonrisa .
Lo que es seguro, es que no repetiremos el sistema de plazas para los mas rápidos manejando el ordenador; que crea mucha inquietud y urgencias
QUE IREMOS A UN SISTEMA DE PRE INSCRIPCION CON MUCHA ANTELACIÓN, Y UN POSTERIOR SORTEO DE PLAZAS, posiblemente con una serie de condiciones que estamos estudiando.
Para la adjudicación de la LISTA DE ESPERA ya vamos a probar parte del programa informático.
En estas situaciones, hay todo tipo de anécdotas, desde la comunidad de vecinos en la que su presidente celebro reunión extraordinaria días antes para solicitar que todos los vecinos se conectaran para inscribir a su grupo de amigos; reserva de plazas por anticipado en aulas de informática de diferentes asociaciones o en ciber cafés.
Personas que tenían hasta tres ordenadores a la vez conectados para buscar una plaza; grupo de amigos que todos llevaban la lista completa de los que tenia que inscribir
Bastantes que gastaron días de vacaciones, para realizar su inscripción.
Y algunos a pesar de todos sus esfuerzos no han podido conseguirla.
A todos ellos les estamos muy agradecidos y lamentamos que no puedan estar pedaleando, que sin ellos perderemos parte de la QH, pero pueden venir a animar a sus compañeros desde las cunetas o colaborar como voluntarios.
Todos tiene derecho a participar, nos gustaría que todos tuviesen plazas, que no faltase ni uno solo, pero no hay posibilidad, hay mas de 28.000 ciclistas que han hecho por lo menos una vez la QH, que tiene esa Magia especial que la hace única, que una vez probada te hace volver una y otra vez.
Recibimos propuestas tan disparatadas como que no deberíamos avisar de la hora de apertura, ir abriendo a voluntad una hora un día, otra diferente a los dos días… de quien propone que se abra en domingo o en horas nocturnas.
Pensamos que es fundamental informar con claridad de lo que pretendemos hacer.
Nosotros seguimos trabajando, ni nos planteamos el morir, esperamos seguir contando con la confianza de los aficionados al ciclismo, de los patrocinadores, de los medios de comunicación …el proceso de inscripción es tan solo un sistema informático /bancario, es una muy pequeña parte de la QH… la QH es mucho más que las inscripciones, posiblemente la imagen no ha sido buena, pero ahora que ya ha pasado y desde la distancia podemos ver que el reto era muy complicado, siempre surgen los que profetizan el pasado, que según dicen ya sabían que eso iba a pasar, nosotros pusimos los medios que consideramos necesarios, la realidad fue muy superior a las previsiones; hubiese sido de tontos ir a buscarnos complicaciones y pensamos que no los somos hasta el extremo de crearnos dificultades añadidas y tirarnos piedras a nuestro propio tejado .
La QUEBRANTAHUESOS, está a al vuelta de la esquina, estamos trabajando para ofrecer la calidad contrastada de todos los años.
GRACIAS A TODOS. MUCHAS GRACIAS
PEÑA CICLISTA EDELWEISS
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